De seguro en algún momento escuchaste a tu contador decir: “es necesario realizar un ajuste para cuadrar la cuenta“. Lo que implicará una nota contable previa a la presentación del balance.
Estos registros suelen ocurrir al final de cada periodo, donde eventualmente se presentan diferencias. Para esto, seguramente el contador sugerirá una nota contable.
Ahora bien, una nota contable simboliza un documento que se origina internamente en la empresa, y sustituye los hechos contables que no provienen de transacciones comunes en la empresa.
Estos registros carecen de soportes administrativos que justifiquen su origen o procedencia. En consecuencia, se hace necesario la realización de asientos contables que corrijan o ajusten los créditos y débitos faltantes en los balances.
ERPyA en calidad de consultor, no apoya la realización de notas contables. En sustitución, ADempiere genera de manera automática cada hecho contable proveniente de los procesos administrativos.
Sin embargo para los procesos no implementados, no estamos exentos de la utilización de esta técnica contable que permite ajustar las partidas.
¿Qué solución ofrece ADempiere?
ADempiere cuenta con una solución llamada “Diario Contable”, que permite la creación de registros contables en lotes.
Usted podrá esquematizar más de un periodo contable con asientos en un solo diario, para entenderlo mejor veamos el siguiente ejemplo:
Imaginemos que una empresa requiere reconocer contablemente la inflación ocurrida durante un año y el impacto causado en el valor de sus activos, o lo que contablemente se conoce como una revaluación de activos o un ajuste por inflación (API).
Sabiendo que la inflación representa una variación de precios con respecto a los bienes tangibles o intangible, entonces tenemos, que la inflación fue variable a través de los meses durante el año fiscal, quedando de la siguiente forma:
| Mes | Variación |
|---|---|
| Enero | 1,5 |
| Febrero | 2,8 |
| Marzo | 1,4 |
Si se desea registrar el asiento, amortizando mes a mes el impacto económico que tuvo el activo, se debe realizar una nota contable por mes con el siguiente asiento contable:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Cuenta API | xxxx | |
| Diferencia Cambiaria | xxxx | |
| Total | xxxx | xxxx |
En otros sistemas, seguramente tendría que registrar una nota contable por cada mes, en cambio en ADempire usted tendría un lote contable, con doce notas contables. Esto le permite emitir un reporte que muestre el resultado del lote en general que se ha realizado.
Adicionalmente, esta funcionalidad permite la realización de lotes de asientos, agrupados por monedas o esquemas contables. Recordemos que ADempiere puede manejar la contabilización en múltiples esquemas y monedas.
Para estos casos ADempiere ejecuta una conversión en relación a la tasa de cambio activa durante la fecha de realización del asiento.
¿Qué hay de las cuentas de orden?
Usted podría ejecutar un asiento para contabilizar cuentas de orden. Estas cuentas son utilizadas para registrar transacciones y valores contingentes que sirven para controlar los resultados de ciertas operaciones.
Estas partidas no afectarán su balance, para comprenderlo mejor veamos el siguiente ejemplo:
Imaginemos una empresa que maneja inventario en consignación, para conocer su cuantía es necesario manejar una cuenta que no altere la totalidad de la cuenta de activos.
Esto por no ser un inventario perteneciente a la empresa y por ende el inventario no afectará la cuenta de activos de inventarios.
En tal sentido, se contabiliza las cantidades del inventario en cuentas de orden, para mantener el control de la mercancía y a su vez reconocer el valor ajeno, sin alterar el balance.
¡No Olvidar!
Como contador y ahora como auditor, no olvides analizar los asientos a realizar, de esta manera evitas tener un cierre con tropiezos.
Para esto, toma en cuenta los siguientes aspectos:
- Cada empresa es diferente, y por ende sus exigencias varían.
- Quizás por sus características, tu negocio requiera ajustes particulares.
- Documenta cada ajuste que realices, esto evitará dudas y complicaciones.
Finalmente, queremos ofrecerte un instructivo paso a paso con el cual podrá alcanzar un registro exitoso como diario contable en ADempiere en nuestra plataforma de aprendizaje.