A fin de aumentar el número de clientes, las empresas deben conceder créditos y mantener inventarios. La administración de las Cuentas por Cobrar tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa, logrando maximizar el patrimonio y minimizando el riesgo de una crisis de liquidez y venta, mediante el uso óptimo de políticas de crédito y estrategias de cobro. El dinero, las mercancías y las cuentas por cobrar están ligadas a una secuencia, ya que el dinero se convierte en mercancía, y esta a su vez en cuentas por cobrar, las cuales se convierten en dinero, generándose así un ciclo que si se sabe administrar correctamente será posible obtener la recuperación del capital invertido así como un resultado que puede ser una utilidad.

Las cuentas por cobrar constituyen una función primordial dentro del ciclo de ingresos, que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos de Crédito y Cobranza, Contabilidad, Tesorería y Finanzas. Adempiere ERP Business Suite le ofrece a las compañías una solución completa que satisface plenamente este escenario:

  • Cotización a Efectivo
  • Manejo de Clientes
  • Análisis de Desempeño
  • Facturación a Clientes
  • Notas de Crédito Clientes
  • Asignación de Pagos

Adempiere ERP Business Suite facilita la gestión y control de las cobranzas, mediante la planificación del flujo de dinero, permitiendo un desempeño óptimo de la organización. Además de que permite conocer a detalle toda la información relacionada con los cobros pendientes y establecer políticas para la morosidad de las cobranzas. 

La gestión de la cobranza viene determinada por las políticas establecidas para otorgar créditos a los clientes, en función de esto, Adempiere permite la programación del flujo de efectivo, herramientas para el análisis de los saldos abiertos, la obtención de información al momento de los cobros realizados a los clientes y la gestión de la cartera vencida.

Alcance de la Funcionalidad

Otorgamiento de Créditos

Usted puede definir un plan de créditos para su organización, estableciendo días netos de crédito, fecha fija de vencimiento de crédito, días de gracia para el cobro de la cuenta, descuentos por pronto pago además de establecer los días válidos para los descuentos.

Estos términos de pago definidos para el cliente facilitan el proceso de  ventas e incrementan las probabilidades de cobro en tiempo. Van casados con toda la documentación generada para la venta al cliente como las órdenes de ventas y facturas generadas.

Morosidad

El sistema cuenta con el cálculo automático de las facturas vencidas tomando en consideración los términos de pago establecidos y los días de gracia para el cobro de las cuentas. Puede definir el tiempo en que un cliente se vuelve moroso y emitir recordatorios de pago a los clientes dependiendo de su política de cobranza.

Cobros

Usted puede asignar el cobro a la facturación realizada previamente, de esta manera lleva la seguimiento de las transacciones realizadas a sus clientes, puede realizar ademas cobros parciales de sus facturas.

Con adempiere podrá llevar control de los depósitos sin identificar, a través del proceso de asignación de pagos. Además, cuenta con los reportes establecidos para cobros sin asignar. 

Análisis de la Cobranza

Adempiere le proporciona diversas herramientas para el análisis de la cobranza, entre ellas esta la generación de reportes Saldos Abiertos, Antigüedad. Con estos reportes podrá visualizar de manera organizada por cliente o de manera general las cuentas abierta de nuestros clientes y el vencimiento de cada crédito otorgado. Con el reporte de Antigüedad ademas se puede visualizar los ingresos estimados por rango de tiempo, de esta manera puede planificar y prever el efectivo disponible de la organización.

Facturación

Usted puede determinar un monto límite de crédito para sus clientes. Adempiere basado en esta información y en los términos de pago realiza una validación del monto del crédito y de los términos, detiene la facturación si se excede del monto límite. Puede reactivar la facturación a través del proceso de aprobaciones del sistema.

Contabilidad

Todas las transacciones de facturación y cobranza generan asientos contables, que el sistema aplica automáticamente. Genera los cargos y los abonos necesarios. También cuenta con el proceso de dar de baja las cuentas incobrables y afectan contablemente a las cuentas respectivas.